വിദ്യാഭ്യാസ വകുപ്പില്‍ ഫയല്‍ ട്രാക്കിങ്

കല്‍പ്പറ്റ: തപാല്‍ വിഭാഗം മുതല്‍ ഉപഡയറക്ടര്‍ വരെയുള്ള ഓഫിസ് പ്രവൃത്തികള്‍ ഓഫിസ് തലത്തിലും ആവശ്യമെങ്കില്‍ പൊതുജനങ്ങള്‍ക്കും ഓണ്‍ലൈനില്‍ ലഭ്യമാവുന്ന വിധത്തില്‍ ഫയല്‍ ട്രാക്കിങ് സംവിധാനം ഏര്‍പ്പെടുത്തി ജില്ലാ വിദ്യാഭ്യാസ ഉപഡയറക്ടറുടെ കാര്യാലയം ഹൈടെക്കാവുന്നു.
സെക്രട്ടേറിയറ്റിലും അക്കൗണ്ട്‌സ് ജനറല്‍ ഓഫിസിലും സംവിധാനം നിലവിലുണ്ടെങ്കിലും വിദ്യാഭ്യാസ വകുപ്പില്‍ സംസ്ഥാനത്ത് ആദ്യമായി ജില്ലയിലാണ് ഫയല്‍ ട്രാക്കിങ് നടപ്പാക്കുന്നത്. സംവിധാനം ജില്ലാ കലക്ടര്‍ കേശവേന്ദ്രകുമാര്‍ ഉദ്ഘാടനം ചെയ്തു. നാഷനല്‍ ഇന്‍ഫര്‍മാറ്റിക് സെന്റര്‍ തയ്യാറാക്കിയ ഐഡിയാസ് എന്ന സോഫ്റ്റ്‌വെയര്‍ ഉപയോഗിച്ച് രൂപകല്‍പന ചെയ്ത ശെര.െസലൃമഹമ.ഴീ്.ശി എന്ന വെബ്‌സൈറ്റാണ് ഇതിനുപയോഗിക്കുന്നത്. ഓഫിസില്‍ ലഭിക്കുന്ന മുഴുവന്‍ ഫയലുകളും ഓണ്‍ലൈനായി രേഖപ്പെടുത്തുകയാണ് ആദ്യ നടപടി. വിഷയത്തിനൊപ്പം അപേക്ഷകന്റെ ഫോണ്‍ നമ്പറും ഇ-മെയില്‍ വിലാസവും രേഖപ്പെടുത്തും. അപേക്ഷകന്റെ ഫയല്‍ ഓണ്‍ലൈനില്‍ രജിസ്റ്റര്‍ ചെയ്യുമ്പോള്‍ ലഭിക്കുന്ന നമ്പര്‍, ഫയല്‍ നീക്കം, നടപടി തുടങ്ങിയവ അപ്പപ്പോള്‍ മെസേജായും ഇ-മെയിലായും ലഭിക്കും. ഫയല്‍ നമ്പര്‍ ഉപയോഗിച്ച് സൈറ്റില്‍ കയറിയാല്‍ ബന്ധപ്പെട്ട മുഴുവന്‍ നടപടികളും മനസ്സിലാക്കാന്‍ സാധിക്കും.
അപേക്ഷയോടൊപ്പം സമര്‍പ്പിച്ച രേഖകളില്‍ പിഴവോ കുറവോ ഉണ്ടെങ്കിലും അപേക്ഷകന് മെസേജ് ലഭിക്കും. ഓണ്‍ലൈന്‍ ആയി രേഖപ്പെടുത്തിയ തപാല്‍ ഡിസ്ട്രിബ്യൂഷന്‍ സൂപ്രണ്ടിനാണ് ലഭിക്കുക. അദ്ദേഹത്തിന്റെ യൂസര്‍ നെയിമും പാസ്‌വേഡും ഉപയോഗിച്ച് ലോഗിന്‍ ചെയ്താല്‍ തപാലുകള്‍ കാണുന്നതിനും സെക്ഷന്‍ സൂപ്രണ്ടുമാര്‍ക്ക് അയക്കുന്നതിനും സാധിക്കും. ഫയല്‍ നടപടികള്‍ക്കായി സൂപ്രണ്ടിനും മേലുദ്യോഗസ്ഥര്‍ക്കും വിവരം ലഭ്യമാവുന്നതിന് സോഫ്റ്റ്‌വെയറില്‍ സംവിധാനമുണ്ട്. ഈ ഫയല്‍ നീക്കം അപേക്ഷകന് കാണാന്‍ സാധിക്കും. അപേക്ഷകന്‍ കാണേണ്ടതില്ലാത്ത വിവരം മറച്ചുവയ്ക്കാനും സംവിധാനമുണ്ട്. ഉദ്യോഗസ്ഥരുടെ പ്രവര്‍ത്തനക്ഷമത നിരീക്ഷിക്കാന്‍ സാധിക്കുന്നതിനു പുറമെ ഒരാള്‍ അവധിയായാല്‍ ഫയല്‍ നടപടിക്രമം മുടങ്ങാതെ മറ്റുള്ളവര്‍ക്ക് കൈകാര്യം ചെയ്യാനുമാവും. തപാല്‍ സ്വീകരിച്ച ശേഷം നടപടിയെടുത്തവ, എടുക്കാത്തവ, പൂര്‍ത്തിയായ ഘട്ടങ്ങള്‍ തുടങ്ങിയ വിവരങ്ങളും ഒറ്റനോട്ടത്തില്‍ മനസ്സിലാക്കാം. കൂടാതെ ഒരേ വിഷയത്തിലുള്ള പഴയ ഫയലുകളെ പുതിയ ഫയലുകളുമായി ബന്ധിപ്പിക്കാനുമാവും.
നിലവില്‍ നടപടിയെടുക്കാനുള്ള ഫയലുകളടക്കം പുതിയ അപേക്ഷകളെല്ലാം സോഫ്റ്റ്‌വെയറിലേക്ക് മാറ്റും. ഓഫിസിലെ മുഴുവന്‍ ജീവനക്കാര്‍ക്കും ഐടി അറ്റ് സ്‌കൂള്‍ ജില്ലാ കേന്ദ്രത്തില്‍ പരിശീലനം നല്‍കി. എല്ലാവര്‍ക്കും ഇന്റര്‍നെറ്റ് കണക്ഷനോടുകൂടിയ കംപ്യൂട്ടറും നല്‍കി. വി ജെ തോമസ്, ബേബി മാത്യു, പി കെ സോമന്‍ പരിശീലനത്തിന് നേതൃത്വം നല്‍കി.